Odporúčania

 

Odporúčania pre organizácie v Slovenskej republike

Obsah

• 2 Východiská
• 2.1 Lundské zásady
• 2.2 Projekt Minerva

• 3 Praktické odporúčania
• 3.1 Úvod
• 3.2 Plánovanie projektu digitalizácie
  Zdôvodnenie projektu
  Ľudské zdroje
  Výskum
  Hrozby
• 3.3 Výber zdrojového materiálu na digitalizáciu
  Stanovenie kritérií výberu
  Výber podľa kritérií
• 3.4 Príprava na digitalizáciu
  Hardvér
  Softvér
  Prostredie
• 3.5 Zaobchádzanie a práca s originálmi
  Premiestňovanie a manipulácia s originálmi
• 3.6 Proces digitalizácie
  Používanie skenerov
  Používanie digitálnych kamier/fotoaparátov
  Softvérové aplikácie na optické rozoznávanie znakov (OCR)
• 3.7 Uchovávanie originálneho digitálneho materiálu
  Formáty súborov
  Výber médií
  Migračné stratégie
• 3.8 Metaúdaje
  Metaúdaje použité pre opis predmetu
  Vyhovujúce štandardy pre metaúdaje
• 3.9 Zverejnenie
  Spracovanie obrazu
  Tri rozmery a virtuálna realita
  On-line zverejnenie
• 3.10 Práva duševného vlastníctva a copyright
  Vytvorenie copyrightu
  Ochrana copyrightu
• 3.11 Manažment projektov digitalizácie
  Riadenie procesu digitalizácie
  Vytvorenie tímu
  Školenie zamestnancov
  Získavanie technického poradenstva od tretích strán
  Spolupráca s projektovými partnermi a vytvorenie spoločného obsahu
  Náklady

 

---

Tento dokument obsahuje slovenský preklad odporúčaní pre digitalizáciu vizuálnych materiálov v oblasti kultúrneho a vedeckého dedičstva z  “Príručky dobrých postupov“ (Good Practice Handbook), ktorá vznikla v rámci európskeho projektu MINERVA. Je určená organizáciám na  pomoc pri príprave a realizácii projektov digitalizácie a na zhodnotenie projektov na zaradenie medzi ukážky “dobrých postupov” v databáze poznatkov MINERVA. Elektronická verzia v slovenčine je dostupná na  adrese http://www.viks.sk/digitus/Prirucka_pre_digitalizaciu_Minerva.htm/.

Good Practice Handbook, version 1.3 / edited by the Minerva Working Group 6 Identification of good practices and competence centres; texts by Karl-Magnus Drake, Borje Justrell (Riksarkivet, Sweden), Anna Maria Tammaro (University of Parma. Italy). November, 2003.

www.minervaeurope.org

© 2004 Minerva Project
© 2004 Slovenská národná knižnica v Martine
Preklad: © 2004 Martin Katuščák
Jazyková redakcia: Ján Kováčik
ISBN 80-89023-48-7

---

1 Úvod

1.1 Prehľad dokumentu

Tento dokument je výsledkom pracovnej skupiny projektu Minerva zaoberajúcej sa osvedčenými praktikami. Predstavuje praktickú príručku pre začatie, realizáciu a riadenie digitalizačných projektov so  zvláštnym zameraním na oblasť kultúry (knižnice, múzeá, archívy). Cieľovými používateľmi príručky sú tímy v rámci jednej alebo viacerých kultúrnych inštitúcií, ktoré uvažujú, alebo už realizujú projekty digitalizácie. Dokument odráža pracovné výstupy projektu Minerva vrátane rozsiahleho výskumu reprezentovaného národnými dotazníkmi vyplnenými v spojitosti so stretnutím Skupiny národných zástupcov v Alicante v máji 2002.

1.2 Štruktúra dokumentu

Dokument je zložený z dvoch kapitol:

• Východiská
• Praktické odporúčania

Východiská – Táto kapitola je prehľadom relevantných aspektov projektu Minerva a vyjadrením úlohy tohto dokumentu v celkovom priebehu projektu. Zaoberá sa aj doteraz vykonanou prácou, aby mal čitateľ jasnú predstavu o kontexte, v akom je potrebné tento dokument vidieť.

Praktické odporúčania – V tejto kapitole sú prezentované najdôležitejšie praktické vedomosti získané tímom pre najlepšie praktiky projektu Minerva. Zameriava sa na praktické pravidlá, ktoré by mali organizácie zobrať do úvahy pri začatí, realizácii alebo riadení digitalizačných projektov vo sfére kultúry. Odporúčania sú rozdelené do  nasledovných oblastí, z ktorých každá odráža nejakú etapu projektu digitalizácie:

• Plánovanie projektu digitalizácie 
• Výber zdrojového materiálu na digitalizáciu
• Príprava na digitalizáciu
• Zaobchádzanie a práca s originálmi
• Proces digitalizácie
• Uchovávanie originálneho digitálneho materiálu
• Metaúdaje 
• Zverejnenie 
• Práva duševného vlastníctva a copyright
• Manažment projektov digitalizácie

Odporúčania sú prezentované pragmatickým spôsobom a sú určené pre tých, ktorí digitalizáciu prakticky vykonávajú.

Ďalšie informácie sú dostupné na webovej stránke projektu Minerva

www.minervaeurope.org 

Na tejto stránke môžete nájsť relevantné odkazy na príklady dobrých praktík (http://www.minervaeurope.org/listgoodpract.htm), kompetenčných centier (http://www.minervaeurope.org/competencentre.htm) a modelov, ktoré sa vykonávajú na európskom kultúrnom poli, rovnako sú tu k dispozícii aj globálne linky na vhodné a užitočné on-line zdroje.

Je potrebné upozorniť na skutočnosť, že existuje niekoľko ďalších zdrojov predpisov k digitalizácii a vytváraní kultúrneho digitálneho obsahu. Najdôležitejšie z nich sú uvedené vo výberovom zozname odporúčaní pre digitalizáciu (http://www.minervaeurope.org/guidelines.htm), ktorý je dostupný na stránke Minerva.

Je dôležité spomenúť aj to, že technické predpisy boli zámerne z tejto príručky vyčlenené, aby bola čo najjednoduchšia. Dodatočné technické informácie vrátane štandardov nájdete v dokumente Technické predpisy Minerva (http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/servprov/docindex.htm).

2 Východiská

2.1 Lundské zásady

4. apríla 2001 sa stretli predstavitelia a experti Európskej komisie a členských štátov v meste Lund vo Švédsku (v rámci švédskeho predsedníctva), aby diskutovali o tom, ako koordinovať a pridať hodnotu národným programom digitalizácie na európskej úrovni. Stretnutie vyústilo do publikovania súboru všeobecných zásad, ktorými sa majú riadiť verejné digitalizačné iniciatívy a ich koordinácia. Tieto zásady (Lundské zásady) boli transformované do Lundského akčného plánu, ktorý stanovuje zoznam úkonov, ktoré majú vykonať členské štáty, Komisia, Komisia a členské štáty spoločne, aby sa vylepšili podmienky digitalizácie v Európe.

2.2 Projekt Minerva

Tento dokument je výstupom projektu Minerva, ktorý začal v roku 2002 pod vedením talianskeho Ministerstva kultúry (zmluva IST 2001-35461). Projekt zahŕňa zástupcov príslušných vládnych ministerstiev alebo centrálnych štátnych agentúr z mnohých členských štátov EÚ so spoločným cieľom presadzovania spoločného prístupu a metodológie digitalizácie európskeho kultúrneho materiálu. Projekt uznáva jedinečnú hodnotu európskeho kultúrneho dedičstva a strategickú úlohu, ktorú môže zohrávať v rastúcom priemysle digitálneho priemyslu v Európe. Uznáva aj hodnotu koordinácie úsilia národných vlád a kultúrnych organizácií, aby sa zvýšila úroveň syntézy a synergie digitalizačných iniciatív.

Projekt Minerva má v rámci celkového konzorcia niekoľko špecializovaných pracovných skupín. Každá skupina pozostáva z expertov nominovaných partnermi projektu, ktorí spolupracujú na konkrétnych aspektoch cieľov projektu. Ciele každej pracovnej skupiny sú dostupné na  www.minervaeurope.org/structure/workinggroups.htm. Štruktúra pracovných skupín umožňuje projektu paralelne skúmať niekoľko najvýznamnejších oblastí digitalizácie.

• Rámec na porovnanie ukazovateľov (angl. benchmarking) 
• Identifikácia dobrých postupov a kompetenčných centier
• Interoperabilita a poskytovanie služieb
  •  
• Inventáre, objavovanie digitalizovaného obsahu, otázky mnohojazyčnosti
• Identifikácia používateľských potrieb, obsahu a rámca kvality pre spoločné prístupové body

Činnosť pracovných skupín zahŕňa stretnutia, verejné pracovné semináre, publikácie (akou je aj táto príručka), medzinárodnú koordináciu a spoluprácu atď.

3 Praktické odporúčania

3.1 Úvod

Táto kapitola predstavuje jadro príručky. Poskytuje praktické odporúčania pre organizácie a orgány zvažujúce alebo zapojené do  digitalizačných projektov. Dôraz sa kladie na oblasť kultúry, avšak materiál je do veľkej miery relevantný aj pre iné oblasti (turistika, všeobecne správa dokumentov).

Materiál v tejto kapitole je rozdelený podľa etapy digitalizačného cyklu. To znamená, že čitateľ môže ľahko identifikovať materiál, ktorý je relevantný pre jeho prácu bez ohľadu na to, v akom štádiu je jeho vlastný projekt. Očakáva sa, že mnohí používatelia tejto príručky budú v prvotnej etape projektu (plánovanie), no prinajmenšom určitá časť tohto materiálu by mala byť prínosná pre akýkoľvek projekt digitalizácie.

Každé odporúčanie je štruktúrované nasledovným spôsobom:

• Názov odporúčania
• Definícia problému, ktorá uvádza odporúčanie do kontextu a opisuje problém, na ktorý sa odporúčanie vzťahuje
• Súbor pragmatických návrhov, ktorých cieľom je uľahčiť príslušný aspekt začatia alebo realizácie projektu digitalizácie
• Poznámky a komentáre, v ktorých sú poskytnuté dodatočné informácie.

Ďalšie odkazy sú dostupné na internetovej stránke projektu Minerva:

www.minervaeurope.org 

Odporúčania a odkazy nie sú vyčerpávajúce – poskytujú však najdôležitejšie informácie, ktoré sú potrebné pre projekt a ktoré súvisia s konkrétnou úlohou životného cyklu projektu digitalizácie.

3.2 Plánovanie projektu digitalizácie 

Plánovanie projektu je prvým krokom akéhokoľvek projektu digitalizácie. Čas venovaný plánovaniu sa oplatí tak, že sa uľahčí riadenie a realizácia projektu. Za normálnych okolností je potrebné odpovedať na nasledovné otázky:

• Čo sa musí urobiť?
• Kto to bude robiť?
• Kde sa to bude robiť?
• Kedy sa to bude robiť?
• Ako sa to bude robiť?

Projekt digitalizácie musí mať jasne špecifikované ciele, pretože majú priamy vplyv na výber, copyright a zverejnenie materiálu. Do projektu by mal byť zapojený vhodný personál s vyhovujúcimi vedomosťami a zručnosťami. Mal by zahŕňať aj plán školení, aby sa zaručila dostatočná odbornosť, ktorú môže projekt vyžadovať.

Projekt by sa nemal začať bez toho, aby sa uskutočnil prieskum iných projektov v rovnakej oblasti. Takýto výskum identifikuje problémy, ktorým sa treba venovať, bude stimulovať nové nápady a oblasti, ktoré ešte neboli zvážené a pridá hodnotu výstupu projektu.

Výskum taktiež pomôže určiť množstvo práce, ktorú treba naplánovať pre realizáciu projektu pomocou stretnutí alebo inej komunikácie s organizáciami, ktoré realizovali podobné projekty. Takáto interakcia pomôže stanoviť, či vaša organizácia má potrebný personál, vedomosti a technologickú infraštruktúru na realizáciu projektu, alebo či bude potrebné školenie a iná príprava.

Je výhodné investovať určitý čas do zistenia statusu copyrightu materiálu, ktorý sa ma digitalizovať. Neúspech pri získaní povolenia digitalizovať a zverejniť na webe môže spôsobiť neúspešnosť celého projektu, bez ohľadu na technickú odbornosť a skúsenosti.

Môže sa zvážiť aj možnosť realizácie technického pilotného projektu na začiatku projektu, aby sa zabezpečilo to, že akékoľvek anomálie alebo problémy pri technickej realizácii sa odstránia pred spustením hlavného projektu

Zdôvodnenie projektu

Definícia problému

Každý projekt digitalizácie má vlastné zdôvodnenie. Medzi dôvody často patrí sprístupnenie kultúrnych zbierok cez internet, ktoré by boli v opačnom prípade využívané len málo. Ďalším dôvodom je ochrana krehkých zbierok pred opotrebovaním pri bežnom používaní. V ďalších prípadoch sú projekty digitalizácie realizáciou spolupráce medzi organizáciami a zahŕňajú zriadenie portálov, sietí atď.

Dôvody projektu majú silný vplyv na kritéria výberu materiálu, ktorý sa má digitalizovať. Často majú vplyv aj na riadenie projektu, metaúdaje a on-line zverejnenie výstupu projektu (ak k nemu dôjde), kontrolu kvality atď. „Prečo“ je najdôležitejšou otázkou, ktorú si treba položiť pred začatím projektu digitalizácie.

Pragmatické návrhy

• Projekt musí mať konkrétne, explicitné ciele, ktoré sa musia zdokumentovať.
• Ciele projektu by mali byť realistické v porovnaní s prostriedkami, ktoré sú k dispozícii.
• Všetky kroky projektu sa musia overiť podľa týchto cieľov, aby sa zaručilo, že práca vykonávaná v projekte prispieva k dosiahnutiu splnenia smerníc.
• Ciele projektu by mali dokumentovať hodnotu, akú projekt prinesie inštitúciám zapojeným do projektu. Ak sa má do projektu investovať čas a úsilie, musí byť jasné zaradenie projektu z  inštitucionálneho pohľadu.

Ľudské zdroje

Definícia problému

Pred tým, ako môže projekt začať, je dôležité, aby bol k dispozícii personál potrebný pre prácu na projekte. Mnohé kultúrne inštitúcie nemajú veľký počet zamestnancov s dostatkom voľného času na vykonávanie digitalizácie mimo ich zvyčajnej pracovnej náplne. Aj vedomosti potrebné pre projekt digitalizácie sa môžu líšiť od zručností potrebných na  vykonávanie bežných úloh každodennej prevádzky. Preto je potrebné identifikovať hardvérové a softvérové riešenia potrebné pre projekt digitalizácie.

Pragmatické návrhy

• Zabezpečte dostatočný počet zamestnancov na realizáciu projektu
• Prideľte zamestnanca ku každej úlohe alebo pracovnému balíku projektového plánu.
• Identifikujte požiadavky na školenie, vrátane IT školení a inštruktáži o zaobchádzaní s jemnými artefaktmi a dokumentmi.
• Ak je to možné, realizujte školenia pred začatím projektu pomocou tých istých hardvérových a softvérových riešení, ktoré sa budú používať počas projektu (firmy niekedy ponúkajú technické riešenia zdarma na školenie, na krátky čas sa dajú prenajať aj potrebné zariadenia)
• Zamerajte sa skôr na malé jadro šikovných zamestnancov nadšených projektom ako na veľkú skupinu “príležitostných” zamestnancov.

Poznámky/komentáre

Aj keď je materiál prezentovaný v tomto odporúčaní spoločný pre  všetky scenáre riadenia digitalizácie, je potrebné túto vec zopakovať: existuje reálne riziko, že môžu vzniknúť nenapraviteľné škody na  nenahraditeľných artefaktoch a dokumentoch pri nesprávnom zaobchádzaní.

Výskum

Definícia problému

Bez ohľadu na rozsah konkrétneho projektu sa dá predpokladať, že v minulosti sa už realizovali podobné projekty. Je vysoká pravdepodobnosť, že informácie o takýchto projektoch sú dostupné na  internete alebo publikované inde v časopisoch a pod.

Výskum v danej oblasti môže ako súčasť procesu plánovania projektu pomôcť identifikovať hardvérové a softvérové riešenia prichádzajúce do  úvahy, naplánovať pracovný postup a proces a vyhnúť sa problémom a prekážkam, ktoré sa vyskytli v iných projektoch.

Pragmatické návrhy

• Už vo fáze plánovania vykonajte prieskum všetkých podobných projektov, ktoré sa zaoberajú podobným záležitosťami ako plánovaný projekt. Na internete je ich mnoho.
• Výskum pomáha predchádzať chybám. Môže skontaktovať projektový tím s inými, ktoré uskutočnili podobné projekty a poskytnúť možnosť učiť sa z ich skúseností.
• Vlastný výskum pridáva uznanie a hodnotu výstupu akéhokoľvek projektu. Výsledok projektu zlepší aj štúdium diel iných, aby sa zaručilo, že projekt sa nebude uskutočňovať vo vákuu.

Poznámky/komentáre

Mnohé kultúrne projekty digitalizácie sú financované z verejného rozpočtu a je na ne kladená požiadavka, aby ich zistenia a správy boli zverejnené. Publikovanie môže byť na internete, alebo cez iné vhodné médiá.

Projektové tímy sa často s radosťou delia o ich skúsenosti a výsledky – pridáva to hodnotu ich dielu.

Hrozby

Definícia problému

Na začiatku akéhokoľvek projektu je potrebné naplánovať, ako sa zaručí úspešnosť výstupu. Cieľom však nie je odstrániť všetky hrozby ale pripraviť sa na ne tak, že sa vytvorí projektový rámec, v rámci ktorého bude možné efektívne reagovať na nepredvídané okolnosti. Cieľom je vytvorenie projektu s personálom a postupmi, ktoré sa môžu prispôsobiť zmenám. Preto je do plánovania projektu potrebné zahrnúť analýzu rizík.

Pragmatické návrhy

• Distribúcia digitalizovaných obrazov cez Internet je forma publikovania a preto sa na ňu vzťahujú autorské zákony (copyright) a  právo duševného vlastníctva (IPR). Pri analýze rizík sa kladú nasledujúce otázky:
  • Aké by mohli byť následky použitia materiálu bez špecifického povolenia?
  • Vyvinulo sa úsilie na zistenie držiteľa práv?
  • V prípade porušenia copyrightu, aký by mohol byť dopad na projekt?
• Pri verejných informáciách je dôležitou otázkou právna hodnota informácie. Aké kroky sa podnikli na zaručenie toho, že digitalizovaný zdrojový materiál nie je narušený a že sa vyprodukoval oprávnenou inštitúciou?
• Musí sa zaručiť autenticita. Aké úkony sa podnikli na udržiavanie obrazových súborov a aké nástroje sa použili?
• Financovanie projektu by mohlo predstavovať problém a možné ohrozenie možností dosiahnuť ciele projektu.
• Kľúčovou je otázka úrovne zručností v projekte. Je možné najať nové vysoko zručné a skúsené osoby? Ak nie, aký to bude mať vplyv na  projekt? 

3.3 Výber zdrojového materiálu na digitalizáciu

Výber materiálu na digitalizáciu je dôležité rozhodnutie. Ideálnou voľbou je zvyčajne digitalizácia celej zbierky alebo fondu, to je však realizovateľné len v ojedinelých prípadoch, preto je nutný určitý výber. Kritéria výberu sa budú meniť v závislosti od cieľov projektu digitalizácie, napríklad on-line zdroj pre školy sa bude riadiť učebnými osnovami, múzeá vyberú najznámejšie predmety na zvýšenie počtu návštevníkov alebo najvzácnejšie artefakty, aby sa znížil dopyt po „blízkom“ skúmaní. Toto samozrejme nie sú jediné problémy, ktorým sa treba venovať pri stanovení kritérií výberu –dôvody výberu určitého materiálu sa budú meniť od projektu k návrhu, rovnako aj dôvody, prečo nedigitalizovať Medzi príklady ďalších dôvodov patria právne obmedzenia, inštitucionálna politika, technická náročnosť digitalizácie, existencia digitálnej kópie atď.

Stanovenie kritérií výberu

Definícia problému

Pri plánovaní projektu digitalizácie je kriticky dôležitá voľba, aký materiál sa má digitalizovať. Kritéria výberu budú závisieť od cieľov projektu, rovnako aj od technických a finančných obmedzení, otázok copyrightu a práv duševného vlastníctva a od iných projektov v danej oblasti.

Pragmatické návrhy

• Musia sa stanoviť kritériá na výber materiálu, ktorý sa má digitalizovať. Kritériá výberu musia odrážať celkové ciele projektu. Mali by sa zvážiť minimálne nasledujúce kritériá:
  • Prístup k materiálom by inakšie nebol možný, alebo by bol obmedzený.
  • Širší a ľahší prístup k veľmi obľúbenému materiálu
  • Stav originálov
  • Uchovávanie chúlostivých materiálov tým, že sa sprístupnia ich digitálne verzie ako alternatíva
  • Téma projektu
  • Copyright a práva duševného vlastníctva
  • Dostupnosť existujúcich digitálnych verzií
  • Náklady na digitalizáciu
  • Vhodnosť zdrojového materiálu na prezeranie v režime online
• Kritériá výberu musia byť explicitné a prediskutované všetkými zainteresovanými účastníkmi pred výberom alebo digitalizáciou.
• Kritériá výberu sa musia plne zdokumentovať, aby boli všetky rozhodnutia digitalizovať/nedigitalizovať jasné počas celého projektu.

Poznámky/komentáre

Kultúrne organizácie majú bežne jadro vysoko hodnotného a atraktívneho materiálu, ktorý je bez diskusie zahrnutý do projektu digitalizácie a jeho úlohou je reprezentovať danú inštitúciu.

Veľká časť všetkých digitalizačných projektov majú za cieľ zverejnenie na webe. To znamená, že je potrebné zvážiť záležitosti copyrightu a práv duševného vlastníctva týkajúcich sa akéhokoľvek materiálu ešte pred výberom.

Výber podľa kritérií

Definícia problému

Po stanovení kritérií, aký materiál sa má digitalizovať sa môže začať vlastný proces výberu. Táto príručka navrhuje, ako sa má tento proces riadiť.

Pragmatické návrhy

• Každý kandidát na digitalizáciu sa musí hodnotiť podľa kritérií výberu. Mali by sa poznamenať prípady, kedy sa kritérium výberu nesplnilo. Ak budú v takýchto prípadoch odmietnuté dôležité alebo kritické objekty, môže sa stať, že bude potrebné znovu revidovať kritériá. Ak sa toto vyskytne, nové kritériá by sa mali zaznamenať.
• Po výbere objektu na digitalizáciu by sa mali podrobnosti o ňom zadať do bázy poznatkov riadenia digitalizácie (pozri kapitolu Manažment projektu digitalizácie)

Poznámky/komentáre

V tomto štádiu sa projekt zaoberá každým dokumentom/objektom, ktorý sa má digitalizovať, po prvý krát. Toto je optimálna príležitosť pre  projekt, aby vytvoril bázu poznatkov o všetkých dokumentoch/objektoch, ktoré sú v rozsahu projektu. Takáto báza poznatkov podporí manažment projektu a pomôže zaručiť, že na zaobchádzanie so vzácnymi artefaktmi boli nadobudnuté odborné znalosti a obsahuje aj také bežné informácie, ako je umiestnenie originálov.

3.4 Príprava na digitalizáciu

Pred tým, ako môže začať digitalizácia, musí sa pripraviť vhodné prostredie a systém hardvéru a softvéru. Medzi prvky takéhoto prostredia patrí hardvér pre samotný proces digitalizácie (skenery, digitálne fotoaparáty, stojany, iný hardvér), počítačová infraštruktúra, ku ktorej je pripojený hardvér, softvér na zachytávanie a spracovanie obrazu, rovnako aj softvér pre metaúdaje a kontrolu metaúdajov. Pracovné prostredie by malo vyhovovať digitalizovanému materiálu a zvláštnu pozornosť je potrebné venovať svetlu, vlhkosti, vibráciám, rušivým vplyvom, presunu originálov atď.

Hardvér

Definícia problému

Je potrebné zabezpečiť vhodné technické zariadenia na digitalizáciu, akými sú zariadenia na zachytenie digitálneho obrazu (digitálne fotoaparáty a kamery, skenery na knihy, dokumenty alebo mikrofilmy, audio a video hardvér) pripojené na vhodnú počitačovú platformu (počítač, operačný systém, sieť). Je možné rozlíšiť dve rôzne metódy digitalizácie: skenovanie a používanie digitálnych kamier/fotoaparátov.

Pragmatické návrhy

• Pred začatím digitalizácie sa musí nainštalovať vhodný hardvér a skontrolovať jeho kvalita a funkčnosť.
• Na účely ohodnotenia zariadení na zhotovenie digitálneho obrazu by sa mali použiť relevantné skúšobné materiály.
• Kým sa hardvérové prostredie úplne nepripraví a neodskúša na  necitlivých materiáloch, nemali by byť prítomné žiadne zdrojové materiály.
• Pre materiál, ktorý sa nepoškodí pritlačením o tvrdý povrch, bude vhodný plošný skener (napríklad rozviazaný tlačený materiál a  rukopisy, fotografie)
• Na účely projektu by sa mal zaobstarať čo najväčší skener. Nemalo by sa pristupovať k mozaikovitému skenovaniu alebo k skladaniu materiálov. Je potrebné mať na pamäti, že preprava veľkého skenera (napr. A0) nie je triviálna záležitosť.
• Plošný skener by sa mal použiť len vtedy, ak je materiál plochý a nepoškodí sa pri pridržaní na plochom tvrdom povrchu. Pre mnohé viazané dokumenty bude vhodný skener s knižnou kolískou, až do  príslušnej veľkosti. Mnohé materiály,  ktoré nie sú ploché, ani vhodné pre knižnú kolísku, budú na zhotovenie obrazov vyžadovať digitálny fotoaparát/kameru.
• Pri použití skenera by malo mať toto zariadenie aspoň taký rozsah, ako je veľkosť dokumentu/objektu, ktorý sa má skenovať.
• Zhotovenie obrazu by sa malo realizovať pri čo najvyššom primeranom rozlíšení. Takto budú vznikať veľké súbory, z ktorých sa môžu extrahovať menšie verzie - napríklad na účely prezentácie cez Web. Z obrazu s nižšou kvalitou nie je za žiadnych okolností možné získať obraz s vyššou kvalitou.
• Definícia “primeraného” rozlíšenia závisí od povahy snímaného materiálu a od spôsobov využitia digitálnych obrazov. Napríklad ak sa skenované obrázky majú použiť len ako miniatúrne náhľady, skenovať sa môže pri nižšom rozlíšení. Vo všetkých prípadoch však musí rozlíšenie umožniť zachytenie najvýznamnejších detailov dokumentu alebo predmetu. Je ťažké odôvodniť použitie vyššieho rozlíšenia, ak skenovanie s vyšším rozlíšením neposkytuje viac informácií ako skenovanie pri nižšom rozlíšení.
• Zachytávaním obrazu by sa mal vytvárať formát súborov, ktorý je bezstratový, čiže nekomprimovaný. Typicky sa používa formát TIFF (Tagged Image File Format).
• Projekt by mal použiť čo najvýkonnejšiu a flexibilnú digitálnu kameru (fotoaparát), akú je možné zaobstarať. Žiadnym ďalším spracovaním nie je možné prekonať obmedzenia digitalizačného zariadenia. Je potrebné poznamenať, že digitálny “zoom” neposkytuje lepšiu kvalitu obrazu, len sa ním zobrazuje menej bodov (pixelov) na jednotku plochy zobrazenia. Na zachytenie detailov sú najdôležitejšie tieto tri parametre: počet bodov (pixelov) v obraze, bitová hĺbka a kvalita použitých optických šošoviek.
• Je dôležité mať k dispozícii vhodné stojany na uchytenie a pridržanie materiálov pri digitalizácii.
• Mala by sa použiť digitálna kamera/fotoaparát s účelovým stojanom. Kamera alebo fotoaparát by mali byť nainštalovane na trojnohom statíve a podľa potreby by mali mať doplnkové osvetlenie, filtre a pod.
• Fotografická rovina a rovina materiálu musia byť rovnobežné, aby sa obraz neskreslil.
• Súčasťou fotografických príprav musí byť vhodné osvetlenie. Je málo pravdepodobné, že bude postačovať len okolité svetlo. Svetelné podmienky musia byť stabilné.
• Na zníženie skreslenia farieb by sa mali použiť vhodné filtre.
• K zariadeniam musí byť pripojený počítač s veľkým úložným priestorom. Údaje na tomto počítači by sa mali v krátkych a pravidelných intervaloch zálohovať.
• Ak sa musí obraz skenovať po častiach, mal by sa ponechať priestor niekoľko centimetrov na prekrytie, aby sa zabránilo vzniku medzier medzi jednotlivými časťami. Pre všetky časti by sa mali použiť rovnaké nastavenia, aby nedošlo ku efektu „zlátaniny“.

Poznámky/komentár

Použitý hardvér je hlavným obmedzením kvality konečného výstupu projektu digitalizácie. Pokiaľ projekt sa v rámci projektu nedigitalizujú len ploché materiály, ktoré sa dajú skenovať bez poškodenia väzby, rámov alebo samotného materiálu, bude potrebné použiť digitálnu kameru/fotoaparát. Môže sa použiť aj analógový fotoaparát a následne z neho skenovať diapozitívy, no digitálny fotoaparát má mnohé výhody z hľadiska času, úsilia a kvality.

Ak má projekt obmedzený životný cyklus, môže byť výhodný prenájom hardvéru. Ďalšou alternatívou je využitie externých agentúr na  realizáciu digitalizácie v prospech kultúrnych subjektov zapojených do  projektu.

Softvér

Definícia problému

Po vytvorení digitálnej verzie objektu je pravdepodobné, že výsledný súbor bude požadovať spracovanie pred tým, ako sa bude môcť použiť. Medzi úpravy patria korekcia farby, orezanie obrazu, kompresia na menší súbor (napr. náhľady, obraz na prezentáciu cez web).

Pragmatické návrhy

• Kalibračný proces má začať ihneď po zapnutí skeneru alebo digitálnej kamery.
• Na zužitkovanie matričných súborov bude potrebný vhodný softvér na spracovanie obrazov. Aj keď digitalizačný hardvér je často poskytovaný s nejakým softvérom, pre projekt digitalizácie nemusí byť dostatočne výkonný a flexibilný.
• Požiadavky na softvér závisia na cieľoch projektu. Je vhodné poznamenať, že ak sa matričné súbory akýmkoľvek spôsobom nezmenia, na  ich spracovanie sa môžu použiť rôzne typy softvérov. Avšak náklady na  čas a úsilie môžu byť významné a zvyčajne prevýšia náklady na výkonnejší softvérový balík.
• Projekt by mal získať ten najvhodnejší a najvýkonnejší softvér, ktorý si môže dovoliť.
• Absolútne minimum, ktoré musí softvér byť schopný vykonať je:
  • otvárať veľmi veľké obrazové súbory
  • meniť rozlíšenie a hĺbku farby
  • uchovávať viaceré rôzne verzie, s rôznymi veľkosťami súborov.
  • vyberať a kopírovať časť obrazu a uchovať ho ako iný súbor.
  • exportovať obrazy v rôznych formátoch súborov, vrátane webových štandardov JPEG a GIF.
• Túto úroveň funkčnosti poskytuje niekoľko voľne dostupných softvérových balíkov; avšak investícia do komerčného produktu sa oplatí z  hľadiska ušetrenia času, úsilia, dokumentácie a technickej podpory.
• Ak má projekt aj zložku optického rozoznávania znakov (OCR), je dôležitá voľba softvéru pre OCR. Všetky úkony spojené s OCR vyžadujú určitú dávku ručných úprav a opráv, spôsob, akým tieto funkcie softvérový produkt podporuje, má významný vplyv na čas a úsilie vyžadované projektom. Lepšie balíky OCR umožňujú prehľad a úpravy na  jednej obrazovke, navrhujú opravy zle prečítaných slov. podporujú rôzne spôsoby rozloženia textu a obrazov, obsahujú mnohé slovníky a pod. Oplatí sa zhodnotenie viacerých softvérových balíkov pre OCR, ak projekt zahŕňa viac ako jednu osobu za rok.

Poznámky/komentár

Správna voľba softvéru ušetrí projektu množstvo času a práce. Ak má projekt značné trvanie (napr. viac ako dve osoby počas viac ako pol roka), je vhodné ohodnotiť viac softvérových balíkov, aby sa vybral produkt, ktorý najlepšie vyhovuje požiadavkám projektu

Prostredie

Definícia problému

Mnohé vzácne alebo chúlostivé materiály vyžadujú špeciálne prostredie. Je kriticky dôležité pre akýkoľvek projekt, aby proces digitalizácie mal čo najmenší negatívny dopad na zdrojové materiály. Vyhovujúce prostredie pre digitalizáciu je dôležité pre mnohé projekty digitalizácie.

Pragmatické návrhy

• Prostredie, v ktorom prebieha digitalizácia, je veľmi dôležité.
• Mali by sa získať poradenstvo od expertov, aby sa čo najlepšie zabezpečili všetky aspekty práce s originálnym materiálom. To sa týka aj prostredia, v ktorom sa digitalizuje.
• Priestor na digitalizáciu by mal byť vyhradený projektu digitalizácie počas celého projektu. Nadmerný pohyb a premiestňovanie pracovného priestoru môže viesť k poškodeniu, strate, alebo k iným negatívnym vplyvom na zdrojové materiály, takisto aj k strate času projektom.
• Ak majú zdrojové materiály zvláštne požiadavky týkajúce sa svetla, vlhkosti a podobne, tieto podmienky by sa mali čo najvernejšie vytvoriť v prostredí na digitalizáciu. Pri niektorých materiáloch, napríklad kožených dokumentoch môže krátkodobé zvýšenie vlhkosti napomôcť uvoľneniu materiálov pred vyrovnaním na účely odfotografovania alebo skenovania.
• Takmer vo všetkých prípadoch sa neodporúča priame vystavenie silnému svetlu (napr. slnečnému žiareniu) na dlhší čas. Fajčenie a  konzumácia jedla a nápojov v blízkosti dokumentov/predmetov nie sú povolené – nevchádzajte do pracovného priestoru s kávou!

Poznámky/komentár

Špecializované digitalizačné pracovisko nemusí byť v závislosti od  veľkosti a projektu realizovateľné. Napriek tomu je potrebné mať na  pamäti tu vytýčené ciele, aby sa minimalizoval pohyb, narušenie a manipulácia s materiálmi.

V prípade vzácnych kultúrnych materiálov by diskusia s tými, ktorí sú zodpovední za starostlivosť o materiály, nemala byť nahradená žiadnymi referenciami.

3.5 Zaobchádzanie a práca s originálmi

Táto časť za zaoberá tým, ako by sa v rámci projektu malo zaobchádzať s materiálom, ktorý sa digitalizuje. Zdrojový materiál je v mnohých prípadoch vzácny alebo hodnotný, preto sa musí minimalizovať negatívny vplyv, ktorý naň môže mať digitalizácia.

V každom prípade je nutné zdôrazniť, že pre projektový tím budú cenné poznatky osôb, ktoré bežne zodpovedajú za zbierky.

Premiestňovanie a manipulácia s originálmi

Definícia problému

V mnohých prípadoch je materiál určený na digitalizáciu veľmi citlivý a krehký. Nahradenie bezprostredného prístupu on-line zverejnením je v prvom rade často dôležitým dôvodom projektu digitalizácie. Je kriticky dôležité, aby projekt prijal opatrenia, aby sa počas procesu digitalizácie materiál žiadnym spôsobom nepoškodil. Tieto opatrenia môžu mať podobu používania správneho hardvéru, zabezpečenia vyhovujúcej mikroklímy alebo presunu digitalizačného centra na miesto uloženia materiálu namiesto sťahovania dokumentov a predmetov.

Pragmatické návrhy

• Pred manipuláciou a prácou so zdrojovým materiálom sa poraďte s osobou, ktorá za materiál zodpovedá.
• Vyžaduje sa určitá flexibilnosť – nevyhovenie z pohľadu projektu digitalizácie sa dá prekonať, zatiaľ čo poškodenie jedinečného artefaktu môže byť nenapraviteľné.
• Ak to bude potrebné, digitalizačné zariadenie (digitálna kamera) sa môže preniesť k zdrojovému dokumentu alebo predmetu a nemusí sa prepravovať objekt určený na digitalizáciu.
• Vyhnite sa rozväzovaniu kníh a spisov. Namiesto plošného skenera použite skener s knižnou kolískou alebo digitálnu kameru.
• Vždy odstráňte skoby, spinky, zvierky a iné spony; môžu poškodiť digitalizačné zariadenie i zdrojový materiál.
• Pred prácou s originálom sa treba poradiť s odborníkom (napr. kurátorom dokumentu/predmetu určeného na digitalizáciu).
• Konzultácie sa majú realizovať pred digitalizáciou, ideálne v  čase výberu daného kusu na digitalizáciu. Pokyny by sa mali zaznamenať v  báze poznatkov digitalizácie a mali by sa preštudovať pred premiestnením alebo digitalizáciou. Ak je to potrebné, schopnosti každého možného hardvérového riešenia by sa mali prekonzultovať s  odborníkom. 

Poznámky/komentár

Aj keď sú tieto odporúčania zrejmé, pri zaobchádzaní so zdrojovým materiálom je nutné a dôležité dodržiavať disciplínu.

3.6 Proces digitalizácie

Táto kapitola poskytuje praktické odporúčania pre samotný proces digitalizácie. Technické riešenia na digitálne snímanie sa môžu meniť. Detailnejšie je opísaná práca so skenermi, digitálnymi kamerami/fotoaparátmi alebo softvérovými aplikáciami na optické rozoznávanie znakov (OCR), nakoľko ide o oblasti relevantné pre väčšinu projektov. Neuvažuje sa tu o digitalizácii priehľadných originálov (napr. mikrofilm).

Používanie skenerov

Definícia problému

Plošné skenery sú najbežnejším nástrojom na digitalizáciu. Najrozšírenejšie modely A4 a A3 sú relatívne lacné, nenáročné na  použitie a ak sa raz zabehne pracovný tok, zvládnu relatívne veľké množstvo materiálu. Veľkoplošné skenery (až do A0) a skenery vybavené knižnými kolískami sú veľmi drahé a požadujú dlhodobé projekty/programy, veľkokapacitnú digitalizáciu alebo nadrozmerný zdrojový materiál.

Pragmatické návrhy

• Na plošnom skeneri snímajte len materiály, ktoré sa nepoškodia pri pritlačení o pevný povrch. V prípade pochybností sa poraďte s  odborníkmi.
• Zabezpečte neustálu a úplnú čistotu sklenenej skenovacej plochy, čím zvýšite kvalitu obrazu a chránite materiál pre znečistením.
• Ak je to možné, skenujte len také dokumenty/predmety, ktoré sa celé zmestia na plošný skener alebo skener vybavený knižnou kolískou.
• Ak je potrebné skenovať dokument/predmet po častiach, zabezpečte, aby zostalo dostatočné prekrytie umožňujúce znovu zmontovať obraz pri budúcom spracovaní (pomocou mozaikovacieho softvéru).
• Otestuje skener a jeho výstup na necitlivom materiáli pred tým, ako začnete skenovať originálny zdrojový materiál. Používateľov tiež vyškoľujte pomocou toho istého necitlivého materiálu.
• Zaveďte konvenciu prideľovania názvov súborom vytvorených skenerom - napríklad  podľa existujúceho katalogizačného systému – a/alebo pridávania názvov s významom. Názov súboru by mal umožniť mapovanie so zdrojovým dokumentom/predmetom.
• Aby sa maximalizovala schopnosť prenosu súborov cez viaceré počítačové platformy, mal by sa používať taký názov súboru, ktorý má osem znakov a po ktorom nasleduje  pozostávajúce z maximálne troch znakov.
• Pred stanovením toku práce alebo dávkového pracovného procesu vykonajte ucelený proces skenovania a spracovania obrazu, aby ste sa uistili, že výsledkom toku práce je to, čo sa očakáva.
• Rozlíšenie a bitová dĺžka by mali byť čo najvyššie, ako je prípustné podľa dôvodu projektu, obmedzení skenera, podmienok na  ukladanie údajov a atribútov zdrojového materiálu.
• Skenujte pri maximálnej vhodnej hĺbke farby, s tými istými limitmi uvedenými vyššie.
• Denne zálohujte pevné disky, na ktorých sú uložené údaje.

• Ďalej je dôležitá kontrola kvality digitálneho obrazu a metaúdajov. V čase skenovania je najlepšie zaoberať sa otázkou kvality. Je potrebné mať na pamäti nasledovné body:
  • Pre jednotlivé skupiny dokumentov/predmetov a ich častí sa musí stanoviť minimálne rozlíšenie.
  • Preskúmajte zoskenovaný výstup na obrazovke, na papieri, premietacom a v akomkoľvek inom formáte, v ktorom sa môže používať (napríklad na mobilnom zariadení)
  • Uistite sa, že obrazovky (monitory) sú spoľahlivo vykalibrované. Zabráňte tomu, aby na obrazovke alebo v jej okolí bol iný materiál, ktorý môže mať vplyv na vnímanie dokumentu/predmetu.
  • Matricové obrazy sa musia vytvárať s viditeľnými mierkami, farebné obrazy alebo obrazy so stupnicou šedej farby musia obsahovať aj štandardizované referenčné hodnoty.

Poznámky/komentáre

Samotné skenovanie je relatívne nenáročná operácia. Je však užitočné vytvoriť si pracovný tok na zvýšenie efektívnosti a zníženie výskytu chýb.

Skenovanie nadrozmerných dokumentov/objektov alebo skenovanie pri veľmi vysokej kvalite vyžaduje veľké investície času a úsilia na jeden dokument/objekt. Tie je možné znížiť používaním hardvéru, ktorý vyhovuje povahe dokumentu (napr. veľkoplošný skener, knižná kolíska). V prípade, že nie je k dispozícii veľa prostriedkov na hardvér, vyhraďte na  skenovanie dostatok času.. Nemalo by sa zanedbať školenie o práci s nadrozmernými a nepravidelne tvarovanými materiálmi.

Používanie digitálnych kamier/fotoaparátov

Definícia problému

Používanie digitálnych kamier/fotoaparátov sa stáva v digitalizačných projektoch čoraz bežnejšie. To vypovedá o ich flexibilite, hlavne ohľadom schopnosti digitalizovať neploché objekty, akými sú zviazané knihy, poskladané alebo pokrčené rukopisy a trojrozmerné predmety. Normálne sa však pri digitalizácii zviazaných kníh a nadrozmerných materiálov ako mapy a nákresy uprednostňuje skener vybavený knižnou kolískou

Pragmatické návrhy

• Pri obmedzenom rozsahu projektu je potrebné zvážiť prenájom vysoko-kvalitnej kamery/fotoaparátu.
• Digitálnu kameru/fotoaparát nainštalujte na motorizovaný vozík s  možnosťou vertikálneho posuvu a umiestnite dokumenty/predmety, ktoré sa majú digitalizovať, na pevný podklad pri špeciálne prispôsobenom osvetlení.
• Zorganizujte cvičenie špecialistom na digitálne fotografovanie – rozdiel medzi obrázkami zhotovenými amatérom a tými istými fotografiami zhotovenými profesionálom môže byť obrovský.
• Vytvorte také pozadie, aby dokument/predmet na ňom vynikal.
• Zabráňte zmenám svetelných podmienok medzi jednotlivými zábermi medzi obrazmi rôznych častí alebo strán dokumentu/objektu – toto môže viesť k mylným dojmom z variácie farieb.
• Používajte apochromatické šošovky a vhodné filtre, aby nedošlo k nesprávnej registrácii farieb a skresleniu obrazu.

Poznámky/komentáre

Stúpajúce používanie digitálnych kamier/fotoaparátov v digitalizácii odráža ich dostupnosť ako všeobecne rozšírený konzumentský produkt s klesajúcou cenou. Stále však zostáva veľký rozdiel v cene aj kvalite medzi profesionálnymi digitálnymi kamerami/fotoaparátmi a masovo vyrábanými konzumentskými produktmi.

Softvérové aplikácie na optické rozoznávanie znakov (OCR)

Definícia problému

Mnohé projekty digitalizácie zahŕňajú digitalizáciu tlačených dokumentov, akými sú knihy a noviny. To sa odohráva v tandeme s využívaním skenerov, aj keď nie výlučne. Používanie softvéru na  optické rozoznávanie znakov (OCR) je populárnym spôsobom extrakcie informácií zo zoskenovaných informácií a otvorenia možností spracovania informácií. Softvér OCR rozoznáva písmená a číslice, ktoré vytvárajú zoskenovaný obraz (obrazový súbor s mapovanými bitmi), a exportuje ich ako textové súbory ASCII namiesto obrazových súborov. To umožňuje vykonať vyhľadávanie, indexovanie, konverzie formát a iné operácie na  spracovanie.

Pragmatické návrhy

• Pred výberom konkrétneho produktu ohodnoťte viaceré ponúkané riešenia na rozoznávanie znakov (OCR, optické rozoznávanie znakov). Aj keď je softvér na OCR zahrnutý v cene skenera, výkonnejší softvér sa typicky predáva osobitne.
• Hlavným prvkom projektu OCR je identifikácia a manuálna oprava chýb, dvojzmyslov a miest, na ktorých sa text nedal spracovať. Balík OCR, ktorý poskytuje rozhranie prívetivé k používateľovi vykonávajúcemu túto úlohu, ušetrí čas a úsilie.
• OCR pracuje najlepšie pri dokumentoch v dobrom stave – skladané, pokrčené a vyblednuté zdrojové materiály zvýšia počet chýb v  procese OCR. Aby ku takýmto chybám nedochádzalo, zdrojový materiál by sa mal vopred ošetriť. Pri materiáloch, ktoré nie sú v perfektnom stave, by sa pred použitím softvéru OCR malo zvážiť aj použitie softvéru na  spracovanie obrazu, aby sa zamedzilo strate farby a bolo možné zlepšiť kontrast.
• Pri výbere softvéru OCR je nutné zistiť, či v balíku OCR je súčasťou aj jeho schopnosť (alebo neschopnosť) pracovať so slovníkmi v  jazyku zdrojového materiálu.

Poznámky/komentáre

Medzi relevantné produkty na trhu patria:

• OmniPage
• TextBridge
• Adobe Capture.
• Abbyy FineReader – má vynikajúcu funkčnosť vykonávania úprav a rozpoznávania chýb

3.7 Uchovávanie originálneho digitálneho materiálu

Dôležitým dlhodobým cieľom akéhokoľvek projektu digitalizácie je chrániť a zachovať prístupnosť údajov, ktoré sa v rámci neho vytvorili. To zahŕňa zaoberanie sa nevyhnutným zastarávaním formátov digitálnych súborov a rozličných typov počítačových úložných médií.

Uchovávanie originálneho digitálneho materiálu a korešpondujúcich metaúdajov pomáha tomu, by bolo možné vyhnúť sa opätovnej digitalizácii dokumentov/objektov, čím sa ochraňuje krehký zdrojový materiál a nie je potrebné opakovanie namáhavého procesu digitalizácie vrátane generovania metaúdajov.

Formáty súborov

Definícia problému

Digitálny výstup procesu digitalizácie je zvyčajne matričný súbor v nekomprimovanom formáte TIFF s určitými začlenenými metaúdajmi (pozri kapitolu Metaúdaje použité pre objekt). Formát súborov a kompresná technika budú mať veľký vplyv na použiteľnosť digitalizačného výstupu. V tomto bode je potrebné vziať do úvahy záležitosti ako formát súboru, štandardnú veľkosť súboru, čas prenosu cez sieť a rôzny typy výstupu (monitor, tlač).

Pragmatické návrhy

• Pre rozhodnutím sa pre nejaký formát súborov je potrebné vziať do  úvahy súvisiace štandardy, existujúcu globálnu používateľskú základňu a  stupeň, do akého sú formáty súborov podporované softvérom používaným organizáciou - a používateľské určenie. Veľkosť globálnej používateľskej základne a súčasná podpora sú dobrými indikátormi budúcej podpory pre  konkrétny formát, ktoré vypovedajú aj o pravdepodobnosti trvalo udržateľných migračných ciest po zmene formátov súborov.
• Najbežnejším výstupom digitalizácie vo forme digitálnych obrazov je formát Tagged Image File Format (TIFF). Pokiaľ projekt nemá jasný a argumentmi podložený dôvod používať iný formát súborov, výstup digitalizácie, čiže matričné súbory, by mali používať tento formát.
• Výstupný súbor bude typicky veľmi veľký (rádovo aj stovky megabajtov a viac). Je bežné, že vznikajú takéto veľké matričné súbory, ktoré sa uchovávajú lokálne a nie sú určené na prenos cez Internet.
• Z matričného súboru je možné vytvoriť menšie verzie pomocou softvéru na spracovanie obrazu, buď vo formáte TIFF alebo zvyčajne vo  formáte vhodnejšom na prenos, akým je JPEG 2000, PNG or GIF (pozri časť o  štandardoch).
• Viac informácií o formátoch súborov je v prehľade štandardov ďalej v tomto dokumente.
• Bez ohľadu na to, aký je príťažlivý súkromný alebo národný formát z technického hľadiska, je dôležité mať na mysli, že nepoužívanie štandardných formátov a médií bude hlavnou prekážkou brániacej medzinárodnej výmene súborov s rastrovými obrazmi a náležitých včlenených metaúdajov, rovnako aj vytváraniu sieťových zdrojov.

Poznámky/komentáre

Výber formátu súborov musí byť podriadený pravidlu vytvárať čo najkvalitnejší výstup digitalizácie a dostupnosťou migračných ciest pre  budúce uchovávanie digitálneho originálu. Veľkú úlohu v tejto oblasti zohrávajú štandardy.

Výber médií

Definícia problému

Otázka výberu médií (nosičov) je dôležitá pri projektoch, ktoré chcú udržiavať ich digitálne zbierky počas obdobia niekoľkých rokov. Mnohé projekty (napríklad Domes Day vo Veľkej Británii) sa stratili vďaka zastarávaniu médií.

Pragmatické návrhy

• Výstup projektu digitalizácie sa bude uchovávať na serverových strojoch, vrátane tých, ktoré poskytujú digitálny obsah používateľom na  Internete. Tieto stroje je potrebné zálohovať. Ak server nie je určený výhradne pre daný projekt digitalizácie, digitálny obsah by sa mal ukladať na odpojiteľné médiá oddelené od iných údajov na servri.
• Všetky matričné súbory (a príslušné metaúdaje) sa budú zálohovať na dvoch druhoch nosičov skladovaných oddelene od seba.
• V súčasnosti (2004) sa bežné zálohovacie médium CD-R nahrádza médiami DVD, ktoré ponúkajú oveľa väčší úložný priestor, pričom zariadenie na čítanie DVD je prítomné na takmer všetkých nových PC a  notebookoch. Zariadenia na zapisovanie DVD sú stále dosť drahé, ale ich cena klesá (poznámka: od 2.500 Sk)
• Neočakáva sa však, že v blízkej budúcnosti nosiče DVD nahradia magnetické pásky, akou je napríklad páska Digital Linear Tape (DLT) ako úložné médiá použiteľné na zálohovanie počítačových diskov. Je potrebné seriózne zváženie oboch technológií na uchovávanie digitálneho obsahu.
• Bez ohľadu na voľbu média je potrebné mať na pamäti, že dané médium bude v blízkej a stredne vzdialenej budúcnosti zastaralé. Je veľmi pravdepodobné, že v priebehu piatich rokov bude nevyhnutná migrácia na nové úložné médiá.

Poznámky/komentáre

Projekty digitalizácie v minulosti boli vo veľkej miere projekty poznačené zmenami médií, ktoré boli spôsoboval hlavne konzumentský elektronický priemysel,.

Stúpajúci trend „ukladať údaje na internete“ na veľkých serveroch a na mobilných jednotkách s pevnými diskmi však uľahčuje migráciu údajov z jedného miesta na iné a z média na médium. Ak sa z času na čas servre zálohujú a migrujú na nové servery, očakáva sa, že bude klesať závislosť na oddeliteľných médiách ako jediných záznamoch z procesu digitalizácie.

Medzitým ostáva stále dôležitá otázka výberu médií. Nič nenasvedčuje tomu, že sa naráža na obmedzenia pri uchovávaní komprimovaného digitálneho obsahu.

Migračné stratégie

Definícia problému

Pri výbere formátu súborov a úložného média je potrebné vziať do  úvahy realizovateľnosť presunu dát do nového formátu a/alebo na iné úložné médium.

Pragmatické návrhy

• Preskúmajte príslušné súvisiace štandardy ohľadom formátov súborov a  úložných médií, ako bolo uvedené vyššie. Vyhovenie štandardom je rozumným indikátorom toho, že konkrétny formát alebo médium budú nejakým spôsobom podporované aj v budúcnosti.
• K používaniu súkromných formátov súborov a neštandardných formátov médií by sa malo pristupovať s obozretnosťou.
• Pri migrácii z jedného formátu na iný by sa malo zamedziť konverzii matričného digitálneho materiálu z bezstratového formátu (napr. TIFF v doméne obrazov) do stratového (napr. JPEG). Ak sa raz informácie stratia, nie je možné ich nahradiť.
• Je nutné mať na pamäti, že každý formát súborov a/alebo každé úložné médium bude v dohľadnej budúcnosti zastaralé (možno v priebehu piatich rokov, pravdepodobne do desiatich rokov).
• O tom, aká bude pravdepodobná realizovateľnosť migrácie z  jedného úložného média na iné pri jeho zastarávaní, vypovedá veľkosť trhu s úložnými médiami.
• Po vytvorení digitálneho materiálu by sa mali úložné médiá (napr. CD-R, DVD) periodicky obnovovať (jedenkrát za dva až tri roky), aby sa zabránilo strate údajov. to sa týka aj kopírovania všetkých údajov na nové médiá.
• Status digitalizovaného materiálu, vrátane údajov o tom, kedy sa obnovoval nosič, by sa mali zaznamenávať v príslušnom protokole.
• Ak je to možné, kópie digitalizovaného materiálu sa majú uchovávať na viacerých miestach, čím sa zníži riziko straty údajov pri nehodách ako požiar, záplavy a pod.

3.8 Metaúdaje

Oblasť metaúdajov je jedna z najaktívnejšie skúmaných a najdynamickejších v celej oblasti digitalizácie, rovnako aj v oblastiach, akými je informačný prieskum, vyhľadávanie na Webe, výmena údajov, integrácia podnikových aplikácií. atď.

Vybraný model metaúdajov je obzvlášť dôležitý, nakoľko ovplyvňuje výber atribútov na opísanie objektu.

Metaúdaje použité pre opis predmetu

Definícia problému

Pred výberom modelu metaúdajov pre projekt digitalizácie by sa mal skontrolovať materiál opísaný prostredníctvom príslušných metaúdajov. Umožní sa tak identifikácia existujúcich metaúdajových modelov, rovnako aj určenie všetkých nepokrytých aspektov a nedostatkov pri porovnaní existujúceho metaúdajového modelu s metaúdajmi potrebnými pre váš projekt.

Pragmatické návrhy

• Použitie vhodných metaúdajov je veľmi dôležité pre to, aby bolo možné nájsť a získať materiál z digitálnych zbierok. Ide viac o prípad, kedy je celkovým zámerom vyhľadávanie vo viacerých zbierkach uložených na rôznych miestach (logické súborné katalógy, virtuálne kombinované múzeá atď.).
• Existuje niekoľko modelov metaúdajov. Preto si musí každý projekt vybrať model metaúdajov v súlade s jeho cieľmi. Odporúča sa, aby sa nevytváral nový model, len pokiaľ požiadavkám projektu nevyhovuje žiaden z existujúcich štandardov.
• Dobrou investíciou je čas strávený modelovaním dôležitých charakteristík digitalizovaného materiálu a identifikácia jeho kľúčových atribútov. Takýto model možno porovnať s rozsahom a vlastnosťami existujúcich modelov metaúdajov.
• Mali by sa identifikovať príslušné riadené slovníky (napr. na miestopis alebo popis umelca).
• Už existuje niekoľko takýchto slovníkov, ktoré môžu vo veľkej miere zvýšiť úspešnosť vyhľadávaní.

Poznámky/komentáre

Projekt Making of America II (Kongresová knižnica USA) použil tri kategórie metaúdajov:

• Deskriptívne – na účely opisu a identifikácie informácií
• Štrukturálne – na účely navigácie a prezentácie
• Administratívne – na účely riadenia a spracovania

Osobitný význam majú metaúdajové modely, ktoré sa majú vybrať pre  projekt digitalizácie – ide rozhodnutie o tom, ktoré množiny atribútov sa použijú na charakterizáciu diel a dokumentov/objektov, ktoré sa majú digitalizovať, a výsledných obrazov, na opis spracovania, techník a technológie a na riadenie práv.

Národná knižnica Austrálie má na toto silný model. Existencia širokého spektra existujúcich modelov a konkurenčných štandardov pre  metaúdaje spôsobila, že sa mnohé projekty zameriavali čisto len na  preklad z jedného štandardu do druhého.

Vyhovujúce štandardy pre metaúdaje

Definícia problému

Pre metaúdaje už existujú určité dôležité štandardy. V bibliografickej doméne (a v zvyšujúcej sa miere aj v kultúrnej neknihovníckej doméne) má veľký význam štandard Dublin Core (Dublinské jadro).

Pragmatické návrhy

• Pred vytvorením vlastného modelu si preštudujte existujúce štandardy a modely pre metaúdaje
• Vyhnite sa vytváraniu nového modelu metaúdajov pre kultúrne zbierky.
• Je pravdepodobné, že pre projekt digitalizácie budú relevantné modely metaúdajov, ktoré sú výsledkom práce na podobných projektoch. Medzi projektmi v oblasti kultúry sa modely metaúdajov prenášajú dobre.
• Do modelu metaúdajov by sa mali zahrnúť polia Dublin Core, pokiaľ neexistuje rozumný dôvod neurobiť tak. Aj keď múzeá môžu zistiť, že ich zbierkam lepšie vyhovuje model CIMI, mal by sa sledovať cieľ existencie spoločnej jadrovej množiny atribútov, ktorá umožní vyhľadávanie vo viacerých zbierkach súčasne.
• Ak sa má použiť súkromne vytvorený model metaúdajov, mal by sa vyvinúť spôsob mapovania prvkov tohto modelu do Dublin Core.
• Aj keď sú schémy prideľovania názvov alebo národné konvencie pomenúvania užitočné, úplný model metaúdajov je lepší, aj ohľadom množstva údajov o dokumente/predmete a na umožnenie výkonnejšieho vyhľadávania a spolupráce s inými projektmi a inými krajinami.

Poznámky/komentáre

Existuje ohromný počet existujúcich štandardov, ktoré pokrývajú rôzne aspekty metaúdajov. Medzi jednotlivými štandardmi je však veľké prekrývanie a veľmi veľké množstvo modelov špecifických pre inštitúcie, pri tvorbe ktorých sa zanedbali rezortné alebo medzidoménové modely.

3.9 Zverejnenie 

V tejto fáze projektu sa vytvoril a zálohoval/uložil originálny digitálny materiál. Bol identifikovaný vyhovujúci metaúdajový model a vytvorili sa metaúdaje súvisiace s každým artiklom.

Príprava na zverejnenie zahŕňa spracovanie novo vzniknutého materiálu ešte pred zverejnením. Zverejnenie typicky znamená vystavenie na  internete a spracovanie znamená typicky redukciu kvality obrazu/zvuku/videozáznamu, kvôli tomu, aby sa prispôsobili prevádzkovým podmienkam na internete.

Spracovanie obrazu

Definícia problému

Súbory TIFF vytvorené počas procesu digitalizácie sú typicky veľmi veľké (až niekoľko desiatok megabajtov). Takéto súbory nie sú vhodné na  zverejnenie na internete kvôli dlhému času, ktorý je potrebný na  prevzatie obrazu koncovým používateľom.

Pragmantické návrhy

• Vytvorte doručiteľné verzie matričného materiálu. Musí existovať minimálne jedna doručiteľná verzia. Môže byť užitočné vytvoriť aj druhú verziu ‘miniatúru, náhľad’, čo závisí od architektúry webového sídla, na  ktorom sa má materiál verejne sprístupniť.
• Doručiteľné verzie sa vytvárajú otvorením matričného súboru TIFF v softvéri na spracovanie obrazu a jeho exportom vo formáte JPEG, PNG.
• Farebné rozlíšenie sa môže zredukovať na 256 farieb. Ak pri takomto rozlíšení dochádza k značnej strate kvality môže sa použiť vyššie rozlíšenie pre farbu.
• Výber správneho farebného rozlíšenia zvyčajne vyžaduje subjektívne rozhodnutie.
• Obraz vytvorený pri rozlíšení 72 DPI približne ukáže jeho pôvodnú veľkosť na mnohých počítačových monitoroch. Preto je rozlíšenie 72DPI rozumnou voľbou pre mnohé obrazy, ktoré sa majú prezerať cez obrazovku. Pre nižšie rozlíšenia bude potrebné subjektívne rozhodnutie ohľadom ‘prijateľnej kvality’.
• Výber formátu súborov, farebného rozlíšenia a bodového rozlíšenia zahŕňa rozhodnutie o tom, čo je ‘prijateľná’ kvalita. Medzi kvalitou a veľkosťou súborov je potrebné nájsť rovnováhu.
• Vo všeobecnosti by všetky obrazové súbory na webstránke nemali presahovať veľkosť 100 kilobajtov. Môžu sa publikovať aj väčšie súbory; mali by však byť prístupné cez linku z webovskej stránky s upozornením, že ich získanie môže trvať dlhšie.
• Pokiaľ materiál nie je určený na spúšťanie cez sieť (streaming), video a audio materiál má typicky väčšie súbory, pričom súbor sa preberie pred jeho prezretím/vypočutím v režime offline.
• Čas na preberanie môže byť ovplyvnený zmenou počtu obrázkov (okienok) na sekundu pri video materiále, vzorkovacou rýchlosťou pri audio materiále atď.  

Poznámky/komentáre

Rozhodnutie ohľadom spracovania obrazu závisia vo veľkej miere na  osobnom zvážení. Tu uvedené predpisy môžu byť pre niekoho príliš striktné, pre iného voľné, čo sa odvíja od projektu a koncových používateľov.

Softvér na spracovanie obrazu ako Paint alebo Paintshop je voľne dostupný na Internete. Ďalšie softvérové nástroje na spracovanie obrazu môžu ušetriť čas a úsilie a podľa toho je potrebné zvážiť výdavky na  softvér.

Voľne dostupný je aj softvér na úpravu zvuku a videa. Audio a video softvér sa spravidla dodáva na spracovanie vytvorených údajov spolu s  príslušným hardvérom.

Tri rozmery a virtuálna realita

Definícia problému

Predpisy v predchádzajúcej časti o zverejnení obrazov nie sú priamo aplikovateľné na digitálne prevedenie materiálu virtuálnej reality a v troch rozmeroch. V súvislosti s prezentáciou na internete je dôležitá rovnováha medzi kvalitou a veľkosťou súboru.

Pragmatické návrhy

• Prehliadače trojrozmerných (3D) a VR materiálov nie sú ešte všeobecne rozšírené spolu so softvérom operačného systému. Ide o  protiklad rozšírenia softvéru pre obraz, audio a video, ktorý je bežne zahrnutý v softvéri Windows.
• Uistite sa, že sú k dispozícii prehliadače 3D a VR materiálu. Sprístupnite prehliadač z toho istého sieťového miesta, na ktorom je materiál. Tým sa predíde situácii, že softvér nebude dostupný ani z iných zdrojov.
• Pred rozhodnutím sa pre nejaký prehliadač ohodnoťte viaceré. Kompatibilita formátov súborov a prehliadačov nie je štandardizovaná do  takej miery, ako pri statických obrazoch.
• Moderné PC s úpravou pre hry majú hardvérové akcelerátory a  vyššiu grafickú pamäť, čo má významný vplyv na zážitok z pobytu vo  virtuálnej realite.

Poznámky/komentáre

VRML prehliadač, ktorý sa úspešne používa v jednom z referenčných projektoch (írsky projekt ACTIVATE) je prehliadač Blaxxun Contact.

On-line zverejnenie

Definícia problému

Mnohé projekty digitalizácie v oblasti kultúry vedú k vytvoreniu on-line kultúrnych zdrojov, zvyčajne ide o web sídlo s obrazmi, metaúdajmi, trojrozmernými artefaktmi atď. Môže ísť od sídel s jednoduchým obsahom až po zložité softvérom ovládané portály a nástroje na prezeranie. V tejto príručke je len niekoľko odporúčaní ohľadom tvorby web sídel, nakoľko vyžaduje rozsiahle vedomosti. Na stránke projektu Minerva je možné nájsť odkazy na príklady najlepších postupov nominovaných partnermi projektu Minerva.

Pragmatické návrhy

• Vo webových sídlach by mala byť ľahká navigácia – odvšadiaľ by mala viesť linka na úvodnú stránku alebo obsah.
• Náležitá pozornosť sa musí venovať univerzálnemu prístupu a  využívaniu web stránok slabozrakými a inými hendikepovanými osobami.
• Webové stránky by mali byť dostatočne krátke, aby ich používateľ nemusel veľa rolovať.
• Obrázky by mali byť dostatočne malé na to, aby nenarušovali zážitky pri prezeraní.
• Väčšie obrazy by sa mali byť prepojené z webových stránok s poznámkou, že obraz je veľký a preberanie môže byť pomalé.
• K používaniu animácií, vysúvacích prvkov (pop-ups), flashových programov a podobných technológií by sa malo pristupovať s  obozretnosťou. Musí byť možné obísť dlhé úvodné animované sekvencie.
• Webové sídla by mali byť v ideálnom prípade viacjazyčné, pričom by sa mal podporovať domáci jazyk a jeden alebo dva iné jazyky (spravidla anglický jazyk, ktorý je de facto jazykový štandard on-line zdrojov).
• Prepojenia na externé zdroje by sa mali overovať denne, aby sa minimalizoval výskyt mŕtvych liniek a s nimi súvisiace mrzutosti.

Poznámky/komentáre

Samotný proces sprístupnenia materiálu na Webe je najširšie chápaný a zdokumentovaný. Táto príručka neposkytuje inštrukcie o tom, ako vytvárať webové sídla, programovať v HTML, budovať databázy prístupné cez Web a vykonávať ďalšie úlohy, ktoré sú potrebné na tvorbu a údržbu web prezentácií. Očakáva sa. Že mnohé z kultúrnych inštitúcií, Ktoré využívajú tieto odporúčania, budú mať už k dispozícii nejaký web server, ktorý využijú pri ich projekte digitalizácie.

3.10 Práva duševného vlastníctva a copyright

Pri on-line zverejnení akéhokoľvek materiálu musia byť vysporiadané práva duševného vlastníctva (IPR) súvisiace s materiálom.

Materiál, ktorý je vo verejnej doméne (konkrétne napríklad staré knihy alebo noviny, starý materiál umiestnený explicitne vo verejnej doméne) predstavuje relatívne nízku náročnosť. Mnohé kultúrne inštitúcie však z využívania obrazov artefaktov alebo obrazov z ich zbierok odvodzujú príjmy, preto obhajujú copyright.

Materiál, ktorého copyright držia tretie strany, sa môže zverejniť len so súhlasom takýchto tretích strán.

Našťastie existuje niekoľko technických možností na ochranu copyrightu materiálu umiestneného na Internet. Tu je ich prehľad.

Vytvorenie copyrightu

Definícia problému

Prvým krokom pri skúmaní situácie súvisiacej s copyrightom pre nejaký kultúrny dokument/predmet je stanovenie vlastníctva daného copyrightu.

Pragmatické návrhy

• Stanovte právnu situáciu s ohľadom na copyright a publikovanie v  krajine, kde sa projekt v realizuje. Každá krajina má svoje zákony o  copyrighte zvyčajne aspoň od 19. storočia. Takéto zákony sa zvyčajne vzťahujú na všetky formy publikácií, vrátane ich on-line zverejnenia. Môžu, ale nemusia pokrývať zákon o digitalizácii, ktorá sa môže chápať ako archivačný proces, alebo ako kopírovanie (rozmnožovanie).
• K verejnému sprístupneniu v režime on-line by v žiadnom prípade nemalo dôjsť pred zistením copyrightu.
• Niektoré dokumenty/predmety, napr. staré noviny, majú jasné pravidlá copyrightu, ktorými sa riadia. Typicky je umožnené voľné kopírovanie až vtedy, keď noviny dosiahnu určitý vek. Dokumenty/predmety, ktoré spadajú do tejto kategórie, sa môžu voľne digitalizovať a zverejniť.
• Pre dokumenty/predmety, ktorých copyright prináleží inštitúcii realizujúcej projekt, bude požadované udeľovať interné povolenie na  digitalizáciu a on-line zverejnenie.
• Pre dokumenty/predmety, ktorých copyright drží tretia strana – napríklad prenajímateľ alebo darca zbierky historických dokumentov/predmetov, sa musí získať písomné povolenie tejto strany. K zverejneniu môže dôjsť až po prijatí takéhoto rozhodnutia.
• Zaručenie povolenia digitalizovať a zverejniť môže zahŕňať aj potrebu platiť. Medzi výškou platby a hodnotou vyplývajúcej zo zahrnutia relevantných dokumentov/predmetov do on-line zdroja musí byť rovnováha

Poznámky/komentáre

Situácia týkajúca sa copyrightu sa mení z krajiny na krajinu.

Ochrana copyrightu

Definícia problému

Zverejnenie dokumentov/objektov na webe je vydanie ich na voľné kopírovanie. Nie je možné zamedziť kopírovaniu materiálu vystaveného na  webe. Je však možné zvážiť niekoľko postupov, z ktorých má každý nejaký vplyv na ochranu copyrightu.

Pragmatické návrhy

• Stanovte, či sa copyright musí ochraňovať, alebo nie.
• S držiteľmi copyrightu sa dohodnite na postupoch, ktoré sa majú použiť na ochranu copyrightu.
• Do úvahy prichádzajú nasledujúce postupy:
  • Pridanie viditeľného vodoznaku alebo známky o copyrighte na každý obraz.
  • Pridanie neviditeľného digitálneho vodoznaku na každý obraz. Takéto značky sa môžu použiť na dokázanie vlastníctva ‘ukradnutého’ obrazu, takisto aj na vystopovanie využívania obrazu na Internete.
  • Enkrypcia (šifrovanie) obrazov, pričom správny kľúč sa vydá len registrovaným používateľom. Tým sa samozrejme zníži hodnota on-line obrazu z pohľadu zvyšnej verejnosti.
  • Obmedzenie zverejnenia len na obrazy s nízkym rozlíšením, napr. 75 DPI na prezeranie na obrazovke. Tým sa zníži úroveň použitia obrazu v  iných doménach, napr. tlač, odevy atď.
  • Obmedzenie zverejnenia len na malé časti obrazu.
  • Zobrazovanie obrazov len registrovaným, oprávneným členom nejakej komunity.
• Preskúšajte výsledky procesu na ochranu copyrightu pomocou prvých niekoľkých dokumentov/predmetov, aby ste sa uistili, že proces nemá žiadne neočakávané alebo neželané následky.

Poznámky/komentáre

Prístup, ktorý je najvhodnejší pre akýkoľvek projekt, bude závisieť vo veľkej miere od cieľov projektu a kultúrnej inštitúcie, rovnako aj od  povahy materiálu. Najčastejším riešením galérií a múzeí. Relatívna jedinečnosť kultúrnych zbierok poskytuje v mnohých situáciách dôkaz o vlastníctve.

3.11 Manažment projektov digitalizácie

Úspech každého projektu, vrátane projektov digitalizácie, je ovplyvnený vo veľkej miere riadením projektu. Táto sekcia poskytuje niekoľko odporúčaní špecifických pre manažment digitalizačných projektov.

Riadenie procesu digitalizácie

Definícia problému

V typickom projekte digitalizácie sú desiatky, stovky a dokonca aj tisíce dokumentov/objektov určených na digitalizáciu. Aby sa dosiahla efektívnosť projektu, je dôležité ustanoviť pracovný postup, ktorý maximalizuje výkonnosť digitalizačného tímu. Okrem toho bude mať veľký význam informačný zdroj, ktorým je báza znalostí projektu digitalizácie.

Pragmatické návrhy

• Stanovte a zdokumentujte každý krok, ktorým musí dokument/predmet prejsť v priebehu digitalizačného procesu. Týka sa to:
  • Získavania zo skladu / obvyklého umiestnenia
  • Čistenia a prípravy
  • Skenovania a fotografovania
  • Vrátenia do obvyklého miesta
  • Prideľovania názvov súborov
  • Ukladania súborov
  • Vytvárania verzií z veľkých matričných súborov na dodanie on-line
  • Zálohovania serverov / úložných médií
• Vytvorte bázu poznatkov projektu digitalizácie, ktorá sa môže použiť na vystopovanie objektu počas digitalizačného procesu a umožňuje kedykoľvek dohliadať na stav projektu. Táto báza poznatkov môže mať formu databázy (napr. v MS Access, Oracle, MySQL a pod.), môže byť aj tabuľkovým rozvrhom (spreadsheet) alebo zbierkou dokumentov. Dôležitým nie je formát bázy poznatkov, ale proces, ktorým sa zabezpečuje zaznamenávanie vykonávaných akcií.
• Do bázy poznatkov projektu digitalizácie by sa mali zadať názov, identifikátor a ďalšie relevantné informácie ku každému dokumentu/predmetu hneď po tom ,ako sa vyberie na digitalizáciu. Priebežne sa musí zaznamenávať aj status dokumentu/predmetu (jeho posledný ukončený krok).
• Bude potrebné prijať rozhodnutie ohľadom procedurálnych možností, či sa majú dokumenty/predmety zhromažďovať na digitalizačnom pracovisku na začiatku dňa, každého týždňa, alebo po jednom kuse.
• Dokumenty/predmety, ktoré vyžadujú podobné činnosti alebo nastavenia hardvéru by sa mali digitalizovať spolu. Ušetrí sa tak čas potrebný na nastavenie digitálnej kamery/fotoaparátu. Parametre nastavenia hardvéru by sa mali zdokumentovať, aby sa digitalizácia mohla opakovať v prípade straty súborov a pod.
• Miesto, telefónne číslo a pohotovostný personál dodávateľa kľúčovej služby (napríklad IT podpora) by sa mali zaznamenať na začiatku projektu a byť stále k dispozícii.

Poznámky/komentáre

Čím je väčší projekt, tým je užitočnejšie ustanoviť postupnosť a  pracovný tok. Efektívnosť, ktorú to prinesie, vykompenzuje čas strávený ich prípravou. Na stránke Minerva sú odkazy na projekty, ktoré sa zameriavajú čisto týmto aspektom digitalizácie.

Vytvorenie tímu

Definícia problému

Projekty digitalizácie často umožňujú zamestnancom kultúrnych inštitúcií prvý kontakt s novými technológiami. Medzi takéto technológie patrí digitalizačný hardvér, zverejnenie na webe, spracovanie obrazu, pripisovanie metaúdajov, budovanie databázy atď.

Pragmatické návrhy

• Podľa možností by mala v projektovom tíme byť aspoň jedna osoba s potrebnými zručnosťami práce s informačnými technológiami.
• Zhodnoťte stav poznatkov personálu, ktorý má pracovať na  projekte, a identifikujte IT zručnosti, ktoré budú potrebovať. identifikujte požiadavky na školenie a splňte ich pred začatím projektu.
• Nebudú potrebné len IT zručnosti. Môžu byť potrební aj špecialisti, ako je uvedené vyššie, na prácu s jemnými dokumentmi, artefaktmi a pod. Príslušné pokyny sa dajú získať od jednotlivcov , ktorí sú zodpovední za zdrojové materiály.

Poznámky/komentáre

Je lepšie, aby na projekte pacovalo malé jadro zručných zamestnancov ako väčšia skupina príležitostných pracovníkov. Pre pracovníkov môže byť pri budovaní ich špecifických zručností lepšie, ak budú vystavení celému cyklu digitalizácie. Digitalizácia a pripisovanie metaúdajov nie je pre pracovníkov vďačná činnosť – zoznámenie sa s ďalšími prvkami projektu zvýši ich spokojnosť.

Školenie zamestnancov

Definícia problému

Pokiaľ ľudia pracujúci na projekte digitalizácie nemajú dostatočné skúsenosti z predchádzajúcich projektov, bude potrebné školenie zamestnancov. To zahŕňa dve rôzne oblasti – použité technológie a spracovanie zdrojového materiálu.

Pragmatické návrhy

• Nedá sa predpokladať, že zamestnanci archívov, múzeí knižníc budú mať  automaticky všetky relevantné odborné znalosti.
• Požiadavky na školenie sa musia identifikovať na začiatku projektu, čiže už vo fáze plánovania.
• Požiadavky na školenie by sa mali zahrnúť v báze poznatkov projektu digitalizácie a treba konať podľa nich pred tým, ako bude projekt vyžadovať školenie.
• Niektoré školenia, napríklad tie, čo sú zamerané na používanie digitálnych technológií, sa dajú realizovať “pri práci”; iné školenia – napríklad o zaobchádzaní so zdrojovým materiálom sa musia konať dopredu.
• Namiesto väčšej príležitostne vytvorenej skupiny s častou fluktuáciou členov sa uprednostňuje menšie jadro zamestnancov, ktorí sa počas celého projektu vzdelávajú a rozvíjajú svoje praktické skúsenosti.
• Technologické školenie sa môže pridružiť ku inému projektu v  tej istej inštitúcii; školenie môže prípadne poskytnúť aj externá agentúra zaoberajúca sa digitalizáciou.
• Školenie kurátorov poskytujú najlepšie osoby zodpovedné za starostlivosť o originálny materiál.

Poznámky/komentáre

Nedostatočne vyškolený personál môže spôsobiť nešťastné a nenapraviteľné nehody alebo škody už na začiatku projektu, to isté sa môže prihodiť, ak z projektu nejaký personál vystúpi a začne na ňom pracovať nový. Najžiadanejším aspektom takýchto projektov je malé, dobre vyškolené jadro.

Čas investovaný do školení na začiatku projektu sa vyplatí vo forme zvýšenej produktivity a menšieho počtu problémov počas celého projektu.

Získavanie technického poradenstva od tretích strán

Definícia problému

Často je vhodné, aby projekt digitalizácie využíval služby jednej alebo viacerých tretích strán. Medzi najčastejšie poskytované služby patrí samotná digitalizácia, riadenie projektu, integrácia s inými systémami, vývoj softvéru a pod. To umožňuje, aby sa kultúrna inštitúcia zameriavala na svoju vlastnú odbornú činnosť bez potreby školenia a držania personálu s pokročilými znalosťami v oblasti informačných technológií atď.

Pragmatické návrhy

• Vzťahy s technickými partnermi sa budú riadiť jasnými a striktnými zmluvami. Pred vykonaním akejkoľvek práce sa musí dohodnúť, zdokumentovať a podpísať špecifikácia produktov alebo služieb, ktoré sa majú poskytnúť.
• Je potrebné pravidelne vykonávať kontrolu plnenia vykonávanej práce, aby sa zaručilo, že výsledkom je skutočne to, čo projekt požaduje.
• Aj keď používanie tretích strán môže byť pohodlné, je potrebné mať na mysli, že odborné poznatky a praktické skúsenosti, ktoré sa mohli získať pri vykonávaní danej práce, budú pre kultúrnu inštitúciu na  konci projektu navždy stratené. To isté platí aj v prípade dočasných zamestnancov pracujúcich len do ukončenia projektu. Lepšie je vyhradiť na projekt dlhodobého zamestnanca, ako ho nahrádzať iným na základe dohody o krátkodobej práci.

Poznámky/komentáre

Určité veľké projekty, akým je francúzsky národný program digitalizácie, identifikovali uprednostneného dodávateľa, vzťah s ktorým sa preniesol aj na iné projekty a na niekoľko rokov. Po ustanovení pracovného vzťahu s dodávateľom bude možno potrebné zvážiť hodnotu zmeny dodávateľa medzi projektmi.

Spolupráca s projektovými partnermi a vytvorenie spoločného obsahu

Definícia problému

Mnohé projekty digitalizácie sú kooperatívnou snahou a sú do nich zapojené viaceré kultúrne organizácie. Projekty a rámcové projekty financované EÚ majú takmer vždy mnohých partnerov z viacerých krajín. Odporúčania týkajúce sa spustenia a riadenia projektov s viacerými partnermi sú mimo rámec tohto dokumentu. Je tu však uvedených niekoľko usmernení.

Pragmatické návrhy

• Ustanovte roly a zodpovednosť v rámci projektu a pravidelne ich aktualizovať.
• Zriaďte spôsob komunikácie medzi partnermi, a zabezpečte príjem špecializovaných informácií. Na tento účel je ideálna elektronická pošta, pokiaľ ju partneri čítajú a odpovedajú na ňu.
• Dodávatelia sa musia riadiť striktnými obchodnými zmluvami s jasne a jednoznačne stanoveným spôsobom plnenia.
• Jasná dokumentácia práv duševného vlastníctva všetkých partnerov písomne potvrdených všetkými partnermi: pred začatím projektu by sa mala zostaviť partnerská dohoda, ktorá jasne stanovuje práva duševného vlastníctva vzťahujúce sa na materiál, ktorý vstupuje do  projektu a materiál, ktorý sa vytvára v rámci projektu.
• Každý partner by mal mať v projekte jasnú rolu  - ak rola partnera nie je jasná, skontrolujte, či je daný partner z pohľadu projektu potrebný.

Poznámky/komentáre

Vyššie uvedené poznámky sú len malou časťou materiálu, ktorý je možné poskytnúť o spustení a riadení projektov s viacerými partnermi. Partneri a dodávatelia sú najčastejšou príčinou omeškaní a zmätku v projekte – jasné zmluvy a spoločná dohoda o úlohách a zodpovednosti všetkých partnerov môže pomôcť vyhnúť sa takýmto problémom.

Náklady

Definícia problému

Budovanie digitálnej zbierky je za bežných okolností veľmi nákladné. Projekty musia brať do úvahy všetky počiatočné náklady a náklady na  infraštruktúru a prevádzku projektu. To predstavuje náklady na úvodné plánovanie, pridanie opisných znakov, dokumentačné systémy, školenie personálu a tak ďalej, rovnako aj postupné náklady na digitalizáciu zdrojového materiálu.

Pragmatické návrhy

Projekty digitalizácie by mali zvážiť nasledovné náklady spojené s návrhnutím, implementáciou a údržbou digitálnej zbierky:

• Ľudské zdroje a ich rozvoj - mzdy pre manažéra projektu, web programátora, technickú podporu, úradníkov pre oblasť vzdelávania, cestovné náklady a školenia
• Zariadenia – Náklady na zariadenia súvisia s otázkami požadovaných funkčností a potreby kompromisov. Buď sú dôležité náklady, alebo najvyšší možný štandard kvality snímania obrazu.
• Prevádzkové náklady
  • Čas manipuláciu so zdrojovým materiálom (od vybratia z regálu k snímaciemu zariadeniu a späť) ako percentuálny podiel celkových denných mzdových nákladov.
  • Príprava zdrojového materiálu (konzervácia, čistenie atď.).
  • Čas potrebný na snímanie (od prípravy až po pridelenie názvu a  uloženie) vyjadrený ako percentuálny podiel denných mzdových nákladov na  operátora.
  • Katalogizácia a práca s metaúdajmi ako percentuálny podiel celkových mzdových nákladov.
  • Náklady na hardvér a softvér na jeden digitalizovaný dokument/predmet (uprednostňuje sa skôr výpočet na základe amortizácie alebo nákladov za výmenu ako na základe nákladov na získanie)
  • Čas na zabezpečenie kvality ako percentuálny podiel mzdových nákladov.
  • Údržba hardvéru a softvéru.
  • Čas technickej podpory súvisiacej so snímaním.
  • Čas projektového manažmentu súvisiaci so snímaním.
  • Školenie súvisiace so snímaním.
  • Snímanie obrazu je najmenej nákladná časť projektu. V priemere je jedna tretina celkových nákladov spojená s digitalizáciou, menej ako tretina ide na tvorbu metaúdajov a o trochu viac ako tretina súvisí s  administratívou a zabezpečením kvality. Zvyšok ide na dlhodobé poplatky za údržbu.
• Náklady na ukladanie – náklady na údržbu, počítajú sa ako náklady na jeden gigabajt.

Poznámky/komentáre

Dlhodobá trvalá udržateľnosť sa často dostáva na zozname priorít na  nižšie miesta kvôli bezprostrednejším a naliehavejším potrebám. Bez ohľadu na kvalitu a robustnosť, digitálne zdroje vytvorené projektom digitalizácie nevydržia dlho, ak projekt nezoberie do úvahy náklady na  ich údržbu.